Bạn có một tập tin quan trọng cần gửi mail cho đối tác hoặc khách hàng, nhưng dung lượng nó lại vượt quá mức cho phép đính kèm của Gmail là 25MB. Bạn lo âu vì nó ảnh hưởng đến công việc? Bạn bối rối vì không biết phải làm như thế nào? An tâm đi, bài viết này sẽ giới thiệu với bạn cách sử dụng Google Drive (phần mềm lưu trữ trực tuyến của Google) để hỗ trợ gửi những tập tin dung lượng lớn qua Gmail, vậy là vấn đề của bạn sẽ được giải quyết một cách thật đơn giản.

1. Đưa tập tin lên Google Drive và gửi qua Email:

Đầu tiên bạn cần truy cập vào Google Drive qua đường dẫn: https://drive.google.com/ (bạn phải đăng nhập vào Gmail trước để Google nhận diện tài khoản Google Drive của bạn). Trong màn hình trang chủ của Google Drive, chọn New -> File Upload để chuẩn bị tải lên hệ thống tập tin mà bạn định chia sẻ.

Cửa sổ lựa chọn sẽ hiện lên, bạn chọn một tập tin tương ứng trên máy tính của bạn (bạn nên tải lên tập tin dưới dạng nén) và nhấn nút Open để xác nhận tập tin đã chọn

Lúc này Google Drive sẽ tự động tải lên tập tin mà bạn mong muốn vào hệ thống máy chủ của Google, tùy vào dung lượng của tập tin mà thời gian tải nhanh hay chậm, bạn cần chờ một vài phút cho công đoạn này. 

Sau khi hoàn thành việc tải tập tin, một hộp thoại thông báo sẽ hiển thị bên góc phải ở dưới màn hình. Tuy nhiên lúc này chỉ mới là file đã được upload lên hệ thống lưu trữ của Google Drive, để có thể gửi mail file này đi bạn chọn tiếp vào nút Share.

Lúc này một cửa sổ mới sẽ mở lên, bạn chỉ cần đánh thông tin người nhận vào ô “Enter names or email addresses…” (Google sẽ tự động nhận diện dựa trên danh sách Gmail Contact của bạn). Sau khi nhập thông tin người nhận xong, bạn sẽ thấy một ô “Add a note” mở lên, đây là nơi để bạn nhập nội dung email mong muốn vào. Và cuối cùng bạn chỉ cần đơn giản là nhấn nút Send để gửi email đi.

2. Nhận và tải về tập tin được gửi:

Với những nội dung đã giới thiệu ở trên, bạn đã biết cách gửi tập tin dung lượng lớn qua Gmail. Tuy nhiên bạn cũng cần biết thêm cách nhận và tải về tập tin đươc gửi để hướng dẫn cho người nhận email. Đây là nội dung email mà người nhận sẽ nhận được, để mở link tập tin được gửi, người nhận chỉ cần đơn giản chọn vào nút Open.

Trang lưu trữ tập tin sẽ được mở ra, tuy nhiên do việc nén file của bạn có thể hạn chế một số tính năng của Google Drive nên nó có thể hiện ra thông báo thông báo “Whoops! There is a Problem with the preview”, nhưng đừng bận tâm về nó, bạn chỉ cần đơn giản là nhấn nút Download để tải tập tin về máy của mình.

Với những file dung lượng lớn Google Drive sẽ không thể quét Virus cho file được, dù vậy vì email được gửi từ một người đáng tin cậy nên bạn hãy bỏ qua nỗi lo về virus và nhấn nút Download Anyway để tải về máy và bắt đầu công việc với tập tin của mình.